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30.09.2021

Rückblicke OpenSpace Digitalisierung von und für Mitarbeitende

Rückblicke OpenSpace Digitalisierung von und für Mitarbeitende

Rückblick OpenSpace



Inhalt des OpenSpace September

 

- In Bearbeitung -

 

Inhalte des 2. OpenSpace

Am 29.04.2021 startete bereits der zweite OpenSpace "Digitalisierung von und für Mitarbeitende”. Was der OpenSpace ist, erfahrt ihr unten im ersten Rückblick zum 1. OpenSpace. Im April nahmen neue Teilnehmende und Kolleg*innen aus dem 1. OpenSpace teil. Dieses Mal trafen wir uns über Zoom, da wir Break Out Rooms für die unterschiedlichen Themen wie digitale Moderation, das Kanban Board WeKan sowie Erstellen von Screenshots, Screencast und Erklärvideos benötigten.

Für mehr Bewegung in Videokonferenzen

Zu Beginn starteten wir mit einem Aktivierer. Aktivierer, die körperliche Bewegung erfordern, tun bei Online-Konferenzen besonders gut. Die Teilnehmenden sollten innerhalb von 20 Sekunden einen passenden Gegenstand suchen, der die vorher definierten Eigenschaften in Bezug auf Farbe, Geruch oder Tektur erfüllt. Die Teilnehmenden sollten bspw. einen Gegenstand suchen, der grün und rau ist. Wer nichts Passendes in der Zeitvorgabe findet ist raus. Bei uns durften alle auch in der zweiten Runde mitmachen. Um die Teilnehmenden untereinander in Kontakt zu bringen und die anderen kennenzulernen, haben alle Teilnehmenden ihren teils lustigen Gegenstand präsentiert und erklärt warum sie diesen ausgewählt haben z. B. weil es gut zur aktuellen Stimmung passt oder der Gegenstand am nächsten im Zimmer lag. Nach der Vorstellung des jeweiligen Gegenstandes haben die Kolleg*innen an die anderen Teilnehmenden übergeben. Das schafft mehr Nähe und der Moderator kann sich ausruhen :)

Themenwünsche - Ihr seid die Programmdirektor*innen

Bevor die Breakout Rooms gestartet wurden haben Heiko Idensen (Lernoase Vahrenwald) und Patrick Ney (Fachbereich Senioren) die Themenwünsche aus der vorherigen Sitzung aufgearbeitet und ergänzt. Diese findet auf der digitalen Pinnwand Padlet https://padlet.com/onlineteaching1/OpenSpace2 . Ziel der digitalen Pinnwand ist, eure Themen für die nächsten OpenSpaces zu sammeln und zu priorisieren. Interessieren sich viele für ein Thema, wird es nächste Mal auf die Agenda gesetzt. Auf der der digitalen Pinnwand könnt ihr für eure Wunschthemen abstimmen oder einfach ein neues Thema hinzufügen, wenn ihr weitere Ideen habt. Die Themenvorschläge sind sehr vielfältig von (versteckten) Features in vorhandenen Tools wie Outlook über Kollaborations-Tools bis hin zu online Gesellschaftsspielen für mehr Teamaktivität. Ihr bestimmt das Programm.

Die Spannung steigt die Break Out Rooms beginnen

Wir hatten drei spannende Themen, die von Kolleg*innen aus der Stadtverwaltung Hannover für Kolleg*innen vorbereitet wurden. Vielen Dank an die Kolleg*innen die ihr Wissen und ihre Erfahrung teilen.
Raum 1: Wekan als Werkzeug zur digitalen Projektorganisation mit Laura Ehlert aus dem Bereich Pädagogische Programme
Raum 2: Erstellen von Screenshots, Screencast und Erklärvideos mit Heiko Idensen aus der Lernoase Vahrenwald
Raum 3: Digitale Moderation mit Christine Schwarz aus der Personalentwicklung

Nach 45 Minuten ging es wieder in den Hauptraum der Videokonferenz zurück. Die Teilnehmenden gaben sehr positive Rückmeldungen. Es wurde von den Teilnehmenden angeregt, die Break Out Rooms für folgende Sitzungen zu verlängern, um noch intensiver zu lernen und sich auszutauschen. Diesen Wunsch kommen wir sehr gerne nach und bieten das digitale OpenSpace Format demnächst von 16:00 bis 18:00 Uhr an.

Unterlagen zu den Themen

Ihr konntet nicht dabei sein oder wart beim 2. OpenSpace dabei und wollt die Inhalte nachlesen? Da können wir euch helfen

Kanban Board Wekan Unterlagen findest du hier Ergänzend dazu findet ein How to Wekan Board https://svkanban01.lh.hannover-stadt.de/b/SEwyBgw749QnK2K8z/how-to-wekan
Erstellen von Screenshots, Screencast und Erklärvideos Unterlagen findest du hier
Digitale Moderation Unterlagen findest du hier

Wann ist das nächste Treffen?

Bis wir uns am 27.05.2021 von 16:00 bis 18:00 Uhr über Zoom wiedertreffen, vernetzt euch und helft euch gegenseitig. Die Einladung zur nächsten Sitzung erhaltet ihr vorab per E-Mail. Die Termine und gesammelte Informationen findet ihr als städtische Mitarbeiter*innen unter https://svkanban01.lh.hannover-stadt.de/b/AZZvPfMxiXeb6mAGS/openspace-mikroweiterbildung

Für offene Fragen und Feedback erreicht ihr uns unter Heiko.Idensen@Hannover-Stadt.de und Patrick.Ney@Hannover-stadt.de


Rückblick 1. OpenSpace


Am 25.03.2021 haben sich Kolleg*innen auf Initiative von Heiko Idensen aus dem Freizeitheim Vahrenwald und Patrick Ney aus dem Fachbereich Senioren der Landeshauptstadt Hannover zum ersten OpenSpace “Digitalisierung von und für Mitarbeitende” getroffen. Ziel ist es, Mitarbeitende beim Thema Digitalisierung in der Verwaltung zu beteiligen. Zudem gibt es großen Austauschbedarf auch außerhalb von Onlinezugangsgesetz und Dokumentenmanagementsystemen. Hannover hat mit über 11000 Mitarbeitenden viele unterschiedliche Perspektiven und Arbeitsfelder. Die digitale Veranstaltung adressierte im ersten Schritt die Kolleg*innen aus der Stadtteilkultur, den Fachbereich Senioren und Teilnehmende aus Netzwerken zu Digitalisierung und Medienarbeit. Die digitale Veranstaltung zeigte, dass auch im digitalen Raum Austausch und Vernetzung zwischen Menschen möglich ist. Dafür braucht es Anlässe und etwas Vorbereitung.

Mit knapp 30 Teilnehmenden war die Veranstaltung sehr gut besucht und die technischen Grenzen von Jitsi erreicht. Deshalb ist für den nächsten Termin am 29.04.2021 von 16:00 bis 17:30 Uhr die Durchführung über das städtische Zoom Konto geplant.

Was ist der OpenSpace “Digitalisierung von und für Mitarbeitende”?

Ziele des OpenSpace sind:

  • gelebtes Wissensmanagement etablieren und Wissen teilen
  • unerkannte digitale Kompetenzen im Fachbereich und die lokalen Wissensträger*innen sichtbar machen
  • praxisnahe Inspiration für die eigene virtuelle Zusammenarbeit liefern
  • praxisnah agile und digitale Arbeitsweisen erlebbar machen
  • kollegiale Unterstützung bei Veränderungsprozessen ermöglichen
  • Perspektiven von Interessierten, Affinen, Zurückhaltenden und Skeptiker*innen zusammenbringen
  • Verwaltungssilos durchbrechen
  • Mut machen

Ich arbeite in einem anderen Bereich der Stadtverwaltung kann ich auch teilnehmen?

In monatlichen Rhythmus sollen zunächst erst mal Kolleg*innen aus dem Bereich Stadtteilkultur und den Fachbereich Senioren angesprochen werden. Wir planen, den OpenSpace nach einigen Sitzungen für alle Mitarbeitende der Stadtverwaltung Hannover zu öffnen. Über das Intranet und die Internetseite https://www.seniorenberatung-hannover.de/ wollen wir euch auf dem Laufenden halten. Zudem könnt ihr unsere Zusammenfassungen der Sitzungen lesen, nutzen und euch vernetzen.

Inhalte des 1. OpenSpace

Der erste OpenSpace “Digitalisierung von und für Mitarbeitende” war vor allem ein Experiment, ob Mitarbeitende der Stadtverwaltung überhaupt Interesse haben, sich zu digitalen Inhalten und Digitalisierung auszutauschen. Fazit: JA. Heiko Idensen und Patrick Ney planten als Ideengeber den ersten Termin. Wichtig war nicht zu viele unterschiedliche Methoden und digitale Werkzeuge zu nutzen. Denn weniger ist bei digitalen Veranstaltungsformaten mehr. Denn niemand hat Lust in einer digitalen Veranstaltung sich ständig auf wechselnde Methoden und digitale Werkzeuge einzustellen. Das kann überfordern.

Praktische Hilfestellung zu Onlineverstaltungen geben

Nach den ersten Minuten zeigte sich bereits die Vielfältigkeit digitaler Erfahrungen der Kolleg*innen vom umfangreichen Wissen zu Kopierern, Excel, Erklärvideos, Action Bound, Animationen in Poweroint, Meistertask und Onlinemoderation. Dazu nutzen wir die Methode Chatgewitter. Beim Chatgewitter beantworten die Teilnehmenden ausgewählte Fragen der Moderator*innen in dem Chatfenster einer Videokonferenz. Dabei können unabhängig vor der Teilnehmendenzahl alle gleichzeitig aktiv sein. In unserem Fall schrieben die Teilnehmenden ihren Namen, ihren Arbeitsbereich und welche digitalen Fähigkeiten sie besitzen, um Kolleg*innen zu helfen. Die Antworten werden nach dem Countdown 3-2-1 gleichzeitig in dem Chatfenster abgeschickt. In kurzer Zeit setzt sich aus vielen kleinen Bausteinen ein Gesamtbild zusammen. Das Chatgewitter kann bei Online-Veranstaltungen zum Einstieg oder zum Ende eingesetzt werden. Vorteil ist, alle können mitmachen, es braucht keine große Vorbereitung und kein extra Programm. Wenn ausgewählte Antworten von der Moderation vorgelesen werden oder sich die Teilnehmenden gegenseitig vorstellen und an andere Teilnehmende mit einem persönlichen Kommentar weiterleiten, entsteht Nähe im digitale Raum.

Aktivierungsmethoden einbauen, lockert Videositzungen auf

Im Internet gibt es zahlreiche Aktivierungsmethoden häufiger als Energizer bezeichnet. Wir nutzten eine digitale Fragerunde, bei dem alle Teilnehmende ihre Kamera ausschalten oder einen Klebezettel vor die Videokamera kleben oder ihren Daumen vor die Kamera halten. Als Nächstes schaltet man auf die Galerieansicht im Videokonferenzprogramm, um alle Teilnehmenden zu sehen. Dann werden die Fragen gestellt, z. B. Wer unterstützt seine Kinder gerade im Heimunterricht? Wer hat sich schon einmal in seiner Arbeit über Technik geärgert? Trifft die Antwort zu, gibt man sein Gesicht zu erkennen. Wenn nicht, bleibt die Kamera aus bzw. verdeckt.

Digitale Werkzeuge vorstellen

Das Openspace Format “Digitalisierung von und für Mitarbeitende” will praktische Hilfestellung bei digitalen Fragen des Alltags geben und auf bestehende Lösungen z. B. digitale Werkzeuge der Stadtverwaltung hinweisen. Denn vielfach sind solche Lösungen nicht bekannt. Deshalb teilen wir unser Wissen und kommunizieren darüber.

Als erstes digitale Werkzeug wurde Hannover File Transfer, kurz HeFT vorgestellt. Dafür bietet die LHH das Programm HeFT. Damit können Dateien bis 2048 MB wie große PDF Dokumente, Flyer, Videos und Bilder innerhalb und außerhalb der LHH zum Runterladen bereitgestellt werden. Das Programm ist kostenlos, benötigt keine Anmeldung und ist datenschutzkonform. Im Intranet unter Anwendungen ist HeFT zu finden oder https://e-government.hannover-stadt.de/heft/

Wie das Programm funktioniert, erfahrt ihr in dem von uns produzierten Erklärvideo.
Den Link zum Video finden ihr hier
Zudem haben wir euch eine Schritt-für-Schritt Anleitung erstellt. Es gab zwar bereits eine kurze Anleitung zu HeFT von den IT-Kolleg*innen der Stadt Hannover, doch manchmal braucht es Erklärungen zu Zwischenschritten. Die schriftliche Anleitung findet ihr hier

Digitales Arbeiten nicht nur in Zeiten der Pandemie - neue Wege gehen und lernen

Als Nächstes haben wir mithilfe des datenschutzkonformen Programms Oncoo https://www.oncoo.de Antworten der Teilnehmenden mittels digitaler Moderationskarten auf einer digitalen Wand gesammelt.

Welches digitale Werkzeug hat dir in den Zeiten von Corona auf deiner Arbeit geholfen?

Als Antworten wurden z. B. Videokonferenzprogramme wie Jitsi und Zoom genannt, aber auch das Programm Meistertask zur Arbeitsorganisation, OpenScape als digitales Telefonprogramm oder das digitale Whiteboard Conceptboard.


Antworten Welches digitales Werkzeug hat dir in den Zeiten von Corona auf deiner Arbeit geholfen?

Was hat dir in digitalen Arbeitsprozessen und Formen der Zusammenarbeit gefehlt?

Die Antworten zeigten den großen Bedarf nach persönlichen Austausch in Pausen, Gesprächen auf dem Flur und Bewegung während der Arbeit. Zum digitalen Arbeiten braucht es auch digital Werkzeuge und digitale Infrastruktur. Hier hat die Stadtverwaltung Hannover in letzter Zeit viel auf die Beine gestellt, doch mit digitalen Arbeiten und dem Erkennen digitaler Möglichkeiten wächst auch der Bedarf. Es fehlt u. a. an Austausch über digitale Werkzeuge, methodisches Wissen und die Chance, digitale Formate und Programme auszuprobieren. Hier will der OpenSpace unterstützen.

Antworten Frage Was hat dir in digitalen Arbeitsprozessen und Formen der Zusammenarbeit gefehlt?

Was kannst du selber anbieten oder möchtest du mit anderen teilen oder welche Fragestellung einbringen?

Der OpenSpace lebt von der Beteiligung der Teilnehmenden. Die Teilnehmenden sollen eigene Themen anbieten und Wissen miteinander teilen. Auch Fragen in Form Wie geht das? und Warum? sind herzlich willkommen. Die folgende Übersicht gibt einen Einblick zu den Themen der nächsten Sitzungen. In den nächsten Terminen wird es unterschiedliche digitale Räume geben, da nicht immer alle Themen alle Kolleg*innen interessieren oder für die eigene Arbeit relevant sind. Es wird von den Teilnehmenden Erfahrung und Wissen zu WordPress, kollaboratives Schreiben, Videos drehen, Moderationserfahrung, Wekan Board und vieles mehr angeboten. Auch große Räume zum Austausch werden angeboten. Weiterhin wurden Fragen zu Erstellung von Livestreams oder Bildschirmfotos gestellt.

Was kannst du selber anbieten oder möchtest du mit anderen teilen oder welche Fragestellung einbringen?

Des Weiteren gab es Hinweise auf Angebote wie https://alpaca-calling.com/ dabei kommen echte Tiere gegen Entgelt in eure Videositzungen. Weiterhin wurde auf https://obsproject.com/de/ hingewiesen. Eine kostenlose Open-Source-Software für Videoaufnahmen und Live-Streaming.

Feedback gibt Mut und ist hilfreich für die Weiterentwicklung

Feed backZielscheibe für Veranstaltung OpenSpace Digitalisierung von und für Mitarbeitende


Danke für das großartige Feedback. Uns hat es auch Spaß gemacht. Wir versuchen in den nächsten Sitzungen ausgehend von euren Bedarfen noch mehr Bezug zu euren Arbeitsfeldern zu nehmen. Bei eurer Vielfalt an Tätigkeitsfelder ist das nicht leicht.

Bis wir uns am 29.04.2021 von 16:00 bis 17:30 Uhr wiedertreffen, vernetzt euch und helft euch gegenseitig. Digitalisierung braucht auch Zeit. Wir alle sind Lernende.

Für offene Fragen und Feedback erreicht ihr uns unter Heiko.Idensen@Hannover-Stadt.de und Patrick.Ney@Hannover-stadt.de